イベント開始時間までに、ルハルト商事がやっておく最終打ち合わせのポイントです。
ただし、これが貴方が行うユーザイベントに合う方法だとは保障しかねますが、行うほうが良いでしょう。
尚、イベント運営側はイベント開始１時間前から、準備行動に入るのが経験上スムーズだと思います。
| 司会とサポート役の最終打ち合わせ |
商事のイベントの司会はクラブマスターのルハルトが、サポート役はサブマスターが行っています。 指示系統の一本化も兼ねているので、ここでは司会（リーダー）と位置づけます。 まず、イベントで主軸となる司会の思考を整理するため、且つ又、サポート役との連携を密にするため、簡単ながらも細かい最終の打ち合わせを行います。 分かっていることでも頭にもう１度いれるために、必ずやりましょう。 ルールのチェック、賞品の渡し方、総数、イベント進行上の注意点などを確認し合います。
特に進行上の注意点は、念入りに。
ここを念入りにやっておくと、説明中にサポート役が補助看板を出しやすくなったりします。
司会役にはかなりの負担が掛かります。 質問事項なども司会役に問いかけられたりしますから、サポート役は全体を見通すように努め、司会の変わりに運営委員に指示を出したり、イベント進行がスムーズに行くように司会と他の運営委員を繋ぎましょう。 |
| 運営委員の最終チェック、並びに事前打ち合わせ |
| ここでは、運営委員側のチェックをしましょう。 当日の運営委員の出席・遅延確認、一人一人の役割分担の確認、パターン別の応答などなど、チェックできることはしっかりチェックしておくと、イベント進行がグダグダにならずにすみます。 また、当日に運営委員が出席できない場合も考えられるので、ここでしっかりと運営側の陣営も把握しておくことが大切です。 |
| イベントアイテムの確認、並びに会場までの輸送 |
| イベントで使用するアイテムの最終チェックを簡単にここでもう１度やっておきます。 その後、手分けしてイベント会場へ輸送することになります。 イベントで使用するアイテムの最終チェックは、運営委員の出欠確認などと並行して行うと時間が短縮できます。 |
| 開始直前のチェック |
| ここまで来ると、イベント開始直前30分前ぐらいではないでしょうか。 この状態で、イベントの大まかな流れをもう1度、運営委員全員で確認しつつ、司会（リーダー）は各運営委員に指示を出し始めます。 運営側では、イベントは開始予定時間より１時間前ぐらいからイベントスタートしています。 |
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商事の場合のイベント開始までの流れ
クラマスとサブマスの最終打ち合わせ
同時に社員の出欠状況の把握、イベント用品チェック。
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司会（クラマス）
早めに会場入りをして、早めに来場しているお客さんの対応をしながら社員（クラメン）への指示をする。 会場と運営側の時事を把握しながら、参加者誘導スタートなどを指示。 同時に１：１や耳打ち、オープンなどで頻繁に来るであろう参加者の対応も行う。 もちろん、参加者の出欠確認、遅延確認も行う。
サポート（サブマス）
主にクラマスと社員の繋ぎ役。 司会の手が回らない場合、社員へ指示を代行したり、遅延参加者の誘導などを担当する。イベント説明中の補足看板も出す。 縁の下の力持ちです！
社員（クラメン）
イベントスタートまでは、物品運搬・誘導員などのさまざまな役割をこなす。
クラマスやサブマスの手が回らない場合は、確認の元で代わりに代行。
このときの確認は忘れずに。 また、誰に聞いているのかを明確にするのがポイント。
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大まかに参加者が揃ったころを見計らってイベント開始。
もちろん、予定開始時刻を絶対とはしない。 5〜10分の遅延開始は予定の内にする。
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